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1 范围

本标准规定了证券公司业务文件归档、整理和证券业务档案保管、利用和到期鉴定销毁的过程和方法。

本标准适用于所有证券公司业务档案管理与利用。

2规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期或（和）版次的引用文件，仅注日期或（和）版次的版本适用于本文件。凡是不注日期或(和)版次的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

DA/T22-2015 归档文件整理规则

GB/T18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范

档发﹝2015﹞3号 金融企业业务档案管理规定

档办发﹝2015﹞4号 企业电子文件归档与电子档案管理指南

国家档案局第10号令﹝2012﹞ 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

证券公司

依照《公司法》和《证券法》等法规要求，经过国务院证券监督管理机构批准设立的专门经营证券发行和交易业务的具有独立法人地位的有限责任公司或股份有限公司。

3.2

证券业务档案

证券公司在证券业务办理及服务活动中形成并具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像等不同载体形式的记录。

证券业务范围主要包括：经纪业务、投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务、信用业务、资产托管与运营外包业务六大类。

3.2.1

经纪业务档案

证券公司在证券客户开户、委托、交易、客户回访等经纪业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

3.2.2

投资银行业务档案

证券公司在证券发行、承销、交易、企业重组、兼并与收购、投资分析、风险投资、项目融资、财务顾问、持续督导等业务过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

3.2.3

证券投资业务档案

证券公司在证券投资决策研究、制定投资决策、执行投资操作、接收反馈、修正投资方案和项目总结等过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

3.2.4

场外市场业务档案

证券公司在交易所以外的场外证券交易市场中对意向企业进行尽职调查、签订协议、申请立项、撰写申报材料、制定计划的过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

3.2.5

信用业务档案

证券公司在信用业务中办理客户征信、客户筛选与初审，客户签订合同、开户、委托、交易等业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

3.2.6

资产托管与运营外包业务档案

资产托管业务档案是指证券公司接受委托，依据法律法规的规定和合同协议的约定，作为独立的第三方，在为客户持有或管理的资产提供资产保管、投资清算、估值核算、投资监督、信息披露等专业服务环节中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

运营外包业务档案是指证券公司接受委托，依据法律法规的规定和合同协议的约定，作为独立的第三方，在为客户持有或管理的资产提供估值核算、份额登记、交易支持、投资风险、资金划拨、系统对接、数据传输、信息递送、报表对账、信息披露、绩效评估等服务中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文件材料。

3.3

立卷

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。[DA/T-2000，定义5.10]

3.3.1

按户立卷

以客户为单位，一户一卷，原则上同一客户形成的所有文件材料立为一卷，每一卷客户档案内包含不同种类的材料。这一概念适用于经纪业务、信用业务形成的业务档案。

3.3.2

按类型（项目）立卷

将相同业务类型（项目）形成的各种文件材料立为一卷，卷内按时间顺序排列。这一概念适用于投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务、资产托管业务形成的业务档案。

4 总则

4.1 证券公司应对各种业务文件材料做好分类、整理、归档、保管、定期鉴定及销毁工作，必须保证业务档案的安全、完整和准确。

4.2 证券公司对业务档案中记载的客户材料负有保密职责，严禁未经客户许可擅自对外泄露客户材料。

4.3 证券业务档案在采取纸质载体的同时，应辅助使用电子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。

5管理机构和管理岗位职责

5.1 为保证证券业务档案管理工作正常运作，各证券公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备熟悉证券业务和档案工作的专职管理人员，各业务部门应配备兼职档案管理员。

5.2 证券公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。采取自行管理方式的，建议集中到本级或上级档案部门统一管理。采取委托第三方管理方式的，应与第三方管理机构签订管理合同，明确有关要求，指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。

5.3 证券公司档案部门应按照国家有关法律、法规和企业有关规定制定符合本企业档案管理工作实际情况的档案管理制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全。

6业务文件的整理与归档

6.1归档范围

6.1.1 证券公司在证券业务办理及服务活动中直接形成的业务文件。证券公司业务文件材料归档范围可参考附录。

6.1.2 为保证业务档案的完整性，按照业务文件产生的业务环节，划定各类业务文件的归档范围。不论采取何种载体形式，在业务过程中产生的属于归档范围的业务文件，都应进行归档保管。

6.1.3归入证券业务档案的各类文件应是正本。如文件同属管理类档案和业务档案归档范围，管理类档案存正本，业务档案存副本。

6.2纸质业务文件整理与归档

6.2.1证券公司必须建立健全业务文件归档制度，业务人员在业务处理完毕后，要按照各类业务文件的归档范围和排列顺序要求整理归档。

6.2.2 质量要求

归档纸质业务文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档纸制业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。

6.2.3 整理方法

6.2.3.1 经纪业务和信用业务形成的文件材料绝大部分为客户材料，均可采用按户立卷的方式整理。

6.2.3.2 投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务和资产托管业务形成的文件材料均可采用按类型（项目）立卷的方式整理。

6.2.3.3 装订

按户立卷整理的，须按照一户一卷要求将同一客户材料逐一放入相应档案袋内。中登证券账户客户档案材料可按照每一笔业务流水的时间顺序排列，直接放入档案盒。

按类型（项目）立卷的文件材料，原则上同一类型（项目）形成的文件材料立为一卷。可采用线绳装订和硬壳文件夹装订两种方式。

6.2.3.4 分类

证券业务文件材料可根据本单位实际情况，采用“业务类型—保管期限—年度—机构”或“保管期限—年度—类型（项目）”的方法进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。

6.2.3.5 排列

按户立卷整理的客户资料，一般按资料形成时间顺序先后排列，相关联的材料或者相同类型的材料应连续排列。

按类型（项目）立卷整理的业务文件，相同业务类型文件按时间顺序结合文件重要程度进行排列，有监管机关正式批复的以批复为首页，其他材料按时间顺序排列。相关联的文件材料应该连续排列，组成卷内文件。

6.2.3.6 编号

证券业务文件应依分类方案和排列顺序编写档号，档号应包含保管期限、年度、业务类别号、案卷号等要素。

6.2.3.7 编目

证券业务文件应编制卷内文件目录。卷内文件目录的顺序应该与纸质档案材料一一对应。卷内文件目录设置顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。

6.2.3.8 装具

（1）保存业务档案主要以无酸纸箱、档案盒为主，装具规格不限，但应符合档案管理的要求，有利于档案的长期保管。以硬壳文件夹形式装订的案卷可不用放入档案盒，以原有的形式保存。

（2）档案管理人员选取一定量装订好的待归档文件，按照归档目录顺序装入档案装具。装满一单位后，顺次装入下一单位。

（3）档案装具应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置年度、保管期限、机构、盒号等必备项，并可设置起止档号、件数等选择项。

（4）档案盒内均应放置备考表，并认真填写有关内容。以硬壳文件夹装订的备考表可装订在最后一页。备考表应列明以下内容：装具内情况说明、整理人、检查人和日期。

6.3电子文件整理与归档

6.3.1证券公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。

6.3.2证券公司建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。

6.3.3 证券业务电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件向档案部门提交归档。

6.3.4证券公司应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件的归档。

6.3.5 证券公司应为电子档案的安全存储配置在线存储设备与离线存储设备。

6.3.6 证券公司应对记载电子档案的硬件存储设备的信息进行异地备份，并建立灾难数据恢复机制。

7 业务档案的保管

7.1保管期限

7.1.1 证券公司应依据国家及专业相关规定，结合业务特点，确定保管期限。

7.1.2业务档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。证券公司业务档案保管期限可参考附录。

7.1.3 附录中规定的保管期限为最低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。

7.2证券公司必须设置与本企业档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房应符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求，保持适宜温湿度。温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

7.3档案管理人员岗位发生变动时应办理好档案库房和业务档案的交接手续。

8业务档案的利用

8.1 查、借阅业务档案应办理相关手续，严格遵守登记和审批制度。

8.2 已经采取电子档案管理方式的，查阅档案时，应优先查阅电子档案，以保护档案原件。

8.3借阅人员归还纸质业务档案后，档案管理人员应及时检查，确保业务档案为原件，如发现丢失、损坏、缺页等情况，应追究有关人员责任。

8.4 内部查阅电子档案一般使用档案阅档室定点查阅或采取通过授权对电子档案管理系统查阅的方式。

9业务档案的鉴定与销毁

9.1证券公司应对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由主管领导、业务部门和档案部门组成档案鉴定小组，对超过保管期限的档案提出销毁意见并形成鉴定报告。

9.2对确定销毁的档案，要登记造册，经主管领导审查批准后予以销毁。

9.3 经核准销毁的纸质业务档案应送本行政区域保密部门指定的保密材料销毁机构进行销毁。

9.4 销毁电子档案的方式，包括销毁实体和销毁信息两种。实体销毁即焚毁或粉碎；信息销毁即对电子档案进行逻辑删除或改录信息。销毁已经离线归档的属于保密范围的电子档案应采用实体销毁方式。

9.5销毁档案时，必须有两人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字，严格防止业务档案遗失和泄密。销毁清单和鉴定报告应按照销毁时间顺序一并永久保存备查。

9.6对虽已到期、但为结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。