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企业每年为了管理纸质档案需要花费大量宝贵的财务资源，不少企业开始通过档案外包的方式来减少企业运营成本，那么档案外包费用是多少呢。 这里以银行为例，银行每天都会产生大量的业务档案和财务档案，随着市场经济的不断发展，档案管理工作在经济社会中的重要性日益突显。如果自行保管的话，必须建设与银行档案发展相适宜的档案库房，要具备抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等极为专业的基本存储条件，这种档案管理成本的投入对于任何一家企业来说都是难以承受的。 假设某国有银行地方支行，目前存有5厘米脊背的A4档案盒约10万盒，按照6层常规档案密集架2400*900*570mmmm存放，一组可存放档案盒216个左右，需要463列左右的密集架，237平方米的存储空间，这里还不包括档案室通道面积以及阅档室面积。城市中心商业区的物业租金十分昂贵，将文件保管在自己的办公室里就意味着为存放文件的空间花费着与办公室同样昂贵的租金，所以从成本的角度看，把档案都存放在办公室里就十分不划算。同时库房还需要根据增量不断扩容，配备相应的档案人员，档案管理成本高居不下。一些银行为了节约成本，在离本单位很远的郊区租用仓库并自行管理，但长时间操作下来，发现管理相当混乱，调阅也极为不便，并且耗费大量时间人力。  如果银行选择档案外包，10万盒的档案放在专业档案箱里约为12500箱，只需要约112平方米的存储空间，存储成本大大减少，也不再需要花费大量资金建设档案室，配备档案人员进行管理，银行还可以把原来用于存放档案的空间投入到自己的主营业务中去，创造价值。某保险公司的档案资料每年自行保管的费用大约是18-20万，包含房租、购置软硬件、档案管理人员等费用，按照箱式存储计算，外包的费用只需原先的三分之一，企业每月只需花费很少的费用，就可以享受到档案资料安全存储、信息化管理及便捷快速调阅的服务。 集中化管理不仅仅是为企业节省档案管理费用，同时也为企业提高了工作效率，提升了档案管理水平。需要提醒的是，企业在选择外包时要注意档案外包费用包含哪些服务内容，从哪天开始计算，服务多少时间，是否有隐含的服务费等等，这些在签订合同前需要了解清楚。不专业的外包公司会模糊概念，在合作之后另外收取其他费用，影响档案外包业务的正常有序开展。 |
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