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        找不到纸质档案的原因

        档案繁多，查找不易

        随着社会经济发展，各组织机构业务不断扩展、规模扩大，与之相对应的档案数量也急剧增加，档案室空间日渐饱和，在查阅档案时需要在大量的档案中进行手动翻阅查询，如同大海捞针，给档案管理工作带来了巨大的挑战。

        分类不合理，编制不统一

        有些机构对档案的分类缺乏合理性，针对期限等一些划分不够明确，对材料的归档重视度低，甚至会出现有些材料未及时归档。在档案的检索方法中，手工检索还占比比较大，在进行手工检索时，由于各部门编制的不同形式，出现多而不精的现象。

        无法精准定位档案位置

        档案全部由人员完成，一旦摆放位置错误，造成台账信息与档案实际位置不符，给后期调阅带来不便。

        档案管理人员专业度低

        目前档案人员队伍中部分人员身兼数职,专业程度低容易出错，档案管理是综合性较强的工作岗位，即使是专职人员也会因为专业或者管理方法等因素造成工作质量不高，易出差错。加之档案数量逐年增加，出现档案管理不过来的现象。

        聘用不专业的外包公司

        为了缓解档案管理压力，很多公司选择了档案管理外包，但是我国处于档案外包业务发展的萌芽期，外包服务水平良莠不齐，如果选择了专业度不高的档案管理公司，那么档案服务质量无法得到保证。

        提高利用率的措施

        提高档案工作的重视程度

        当前，很多人认为档案管理工作无足轻重。殊不知，档案管理工作是现代管理的重要内容，科学有效的档案管理工作不仅可以推进企事业单位的工作效率，更可以给企事业单位制定科学合理的发展决策提供科学依据与参考标准。

        改善档案库房条件

        随着现代社会不断发展，档案资料存储需求量不断增加，需要按照相关标准建设符合纸质档案存储的库房，达到“十防”要求，并为后期增量预留一定的存储空间。

        加强现代化建设

        在信息化社会，开展档案管理工作，必须提高信息化水平，是时代发展的必然需求。在传统档案管理中，主要采取人工方式，而现代化技术的发展及应用，可快速定位档案位置、实现高速全库盘点，提高档案工作现代化水平，使用效率明显提升。

        提升档案人员管理能力

        提高档案管理工作人员的专业素质是当前改善档案管理工作水平的紧要之事。首先对现有工作人员给予专业化的培训，提高他们的实践能力；其次是要注意引进专业人才尤其是年轻的档案专业管理人才，优化队伍结构；最后，部门领导应当转变认识，提高对档案管理工作重要性的认识，不断提高档案管理人员的工作热情，提升档案管理工作的水平。 

        结束语

        随着科学技术水平的不断发展与进步，档案管理工作的内容与形式也随之发生了明显的转变。档案管理工作不再仅仅局限于保管方面，档案利用更能发挥档案的实用效益。通过以上举措可提高档案利用效率，然而如果企业通过自身能力提高档案利用效率成本很高，那么引进专业的、有资质的专业档案管理公司便是最好的选择，专业的档案管理公司提供档案全生命周期服务，让档案管理工作化繁为简，不仅提高工作效率，还提升了信息化水平。