新时代档案开放鉴定工作探析

时间:  2019-07-31 10:51   《中国档案》2018年第9期    北京市档案馆 点击:
本文从概念和工作内容、存在的问题以及给的建议几个方面来深析档案开放鉴定工作。

概念和工作内容

        鉴定,即鉴别和评定,是指运用专业知识或技能对某一事物进行鉴别和判断的一种专门工作。各行各业均有鉴定工作,如产品鉴定、文物鉴定、事故鉴定、科研成果鉴定、职业技能鉴定等,但各行各业的鉴定含义及内容都是千差万别的。

        档案鉴定,按照国家档案行业标准《档案工作基本术语》(DA/T 1—2000)解释,是指判定档案真伪和价值的过程。这条定义把“档案鉴定”限定为“档案真伪鉴定”和“档案价值鉴定”两方面。随着我国档案事业的快速发展,特别是按照档案法律法规的规定,综合档案馆大力开展馆藏形成满30年档案开放工作以来,“档案开放鉴定”日益成为档案馆常态化、基础性的重要业务,因此,档案鉴定理论应当随着档案事业的发展而不断充实和丰富,应当将“档案开放鉴定”纳入“档案鉴定”的理论范畴。

        我国各级国家综合档案馆的档案开放鉴定工作起步于1980年,至今已有近40个年头。40年来,无论是从工作程序、划分标准上,还是从工作方法上,档案馆的档案开放鉴定仍然处于不断探索的阶段,时至新时代,已到认真总结经验并将其上升为档案开放鉴定理论的时刻。

        经研究,笔者认为,档案开放鉴定是指档案馆遵循设定的工作程序,依据确定的划分标准,组织对馆藏档案逐卷或逐件、逐页进行内容和形式审查,从而科学界定向社会开放档案范围的过程。这一类似于“定义”的描述,揭示了“档案开放鉴定”必须有设定的工作程序、确定的划分标准和明确的鉴定方法等实质性的属性问题。“界定向社会开放档案范围”,等于“划分档案控制使用范围”,简称“划控”。二者表达的是完全相同的业务工作,只是表达的角度和方法不同而已。“划控”仅是档案开放鉴定的属概念。在档案馆档案开放鉴定日常工作中,我们更多口语化地表达为“划控”。通过“划控”,要依法将涉及党和国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私等档案信息控制起来;同时,还要组织对标明密级的档案依法依规进行降密和解密工作。

存在的主要问题

        经综合研究认为,当前,从全国范围来看,档案开放鉴定工作的主要矛盾是:社会各界利用档案需求快速增长与档案馆提供开放档案不及时不充分之间的矛盾,并由此引发各馆档案开放鉴定工作诸多突出问题。具体表现是:

        1.档案开放与控制使用标准因时而异、因地而异,准确把握难度较大

        目前,全国各级综合档案馆执行的档案开放鉴定标准是国家档案局、国家保密局于1991年9月联合印发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》,其中明确的20种应当控制使用的情形,多年过去,已经与新时代档案事业发展实际有些脱节,亟须修订。但是,对全国各地而言,由于各地的历史情况、民情社情、档案内容等均有较大的差异性,各档案馆必须根据本地具体实际,依据全国统一的原则性、方向性标准,制定具体的实施细则。实际情况是:大多数档案馆并没有制定实施细则,造成执行全国档案开放与控制使用标准因时而异、因地而异、准确把握难度大的问题。

        2.档案开放鉴定从“卷”到“件”的变革,意味着开放鉴定进入精细化时代

        精细化水平提高了,必然要求鉴定审查档案内容的时间增加了。因此,档案馆在开放鉴定力量不变、年度档案开放任务指标不变的情况下,按“件”开放鉴定的方法,使得开放鉴定工作量倍增,从而面临的工作量巨大。而按“件”开放鉴定,正是国家档案局针对按“卷”开放鉴定的粗放性特点,为防范因开放鉴定不当而造成档案中的涉密信息泄露所采取的有效办法。实际情况是:近年来,一些地方档案馆或因开放鉴定工作不够精细,或因开放鉴定程序设定不够严谨,或因执行开放鉴定相关制度不够严格,开放档案信息泄密案例时有发生。

        3.档案形成或移交单位普遍对档案开放鉴定工作重视不够,支持不力

        许多档案形成或移交单位认为,《中华人民共和国档案法》明确规定,档案开放鉴定是档案馆的任务,与他们无关,因此拒绝配合;有的认为,档案馆请他们初审也好、征求意见也罢,都是推工作、推责任,是不作为,也因此不予支持;有的为了不参加初审或不愿意提出开放意见,以国家行业主管部门的档案没有开展开放鉴定为由而拒绝协助;还有的虽然不拒绝,但却迟迟不办,或领导不敢表态、不想表态,只想一拖了事。凡此种种,反映出他们对档案开放鉴定工作不重视、不支持的态度。产生这种错误态度的根本原因,是档案形成或移交单位的领导、档案人员在思想观念上出现偏差,为民服务的意识和担当精神薄弱。

        4.档案开放鉴定专业力量配备明显不足,专业队伍整体业务素质不够高

        目前,全国各地综合档案馆设置专业处(科)室专门从事档案开放鉴定业务的仅有寥寥可数的几个,如北京市档案馆、辽宁省档案馆。绝大多数档案馆通常把开放鉴定职责赋予某个业务部门,或整理编目部门,或保管利用部门,或编研展览部门等,因此造成开放鉴定专业力量不足的问题;许多档案馆现有的开放鉴定专业队伍稳定性不高,专业素质整体较低,这与全国性或区域性地组织开展档案开放鉴定业务的教育、交流、培训等力度不够有着密切的关系,所以在较大程度上也制约了各地档案馆档案开放鉴定工作的质量和效率。这一问题,反映出一些综合档案馆领导对档案开放鉴定工作的主要矛盾认识不清,对存在的突出问题重视不够,对强化档案开放鉴定业务手段乏力等问题。

几点建议

        国家综合档案馆的一项重要功能就是向社会提供公共服务。长期以来,大部分国家综合档案馆的这项功能一直处于比较弱化的状态,原因主要是档案馆的档案开放鉴定职能发挥不够充分。机制是功能的实现方式和途径,强化功能,必须强化相关工作机制。进入新时代,强化档案馆公共服务功能,逐步消除矛盾、破解难题,必须从建立档案开放鉴定工作新机制做起。

        1.健全完善档案开放鉴定工作制度

        制度是机制的固化形态,具有长期性和稳定性。档案馆档案开放鉴定工作制度建设应分为两个层面展开:第一层面是总体性、综合性的基本制度,是对档案开放鉴定工作的制度性设计和制度性部署,如《综合档案馆档案开放鉴定工作规定》;第二层面是指导性、适用性制度,是档案开放鉴定工作具体操作性的制度,如《综合档案馆档案控制使用范围划分细则》《馆藏已解密纸质档案标识办法》等。健全完善并认真执行档案开放鉴定工作制度是建立新机制的前提条件。

        2.设计优化档案开放鉴定工作流程

        流程是机制的表现形式。通过流程的设定,明确参与各方的职责、任务。新的档案馆档案开放鉴定工作机制,必须创建以档案馆为主体,档案形成或移交单位、相关领域专家参与,三方共同协作的档案开放鉴定工作新模式。这种新模式应围绕“初审、复审、审定”三个核心流程开展工作,即:档案形成或移交单位开展初审工作,在此基础上,由档案馆档案开放鉴定委员会委员对初审结果进行复审,再经档案馆档案开放鉴定委员会会议审定,每年定期向社会公布一批开放档案。如果鉴定的是“死亡”全宗,其初审工作可聘请相关领域专家完成。这种工作模式既降低了到期档案开放审查的难度,又提升了档案鉴定的准确性。这一流程的关键环节,也是目前最为薄弱的环节,即档案形成或移交单位的初审工作,包括对标密档案的降解密工作,必须得到档案形成或移交单位的全力协助、大力配合才行。因此,设计并优化科学合理、具体实用、可操作性强的综合档案馆档案开放鉴定工作流程,是建立新机制的基本途径。

        3.深化档案开放鉴定业务辅助管理

        新时代的突出特征就是信息技术覆盖到了社会各个角落。毫无疑问,档案开放鉴定工作必须深化信息技术的运用。立足鉴定工作实际,梳理工作流程,分析功能需求,优化工作环节,组织研发“档案开放鉴定管理系统”软件,建设档案信息开放与控制使用数据库和敏感词库等,依托档案数字化副本,实现鉴定初审、复审、鉴定委员会审定、目录打印、数据分类输出等全流程自动化的档案开放鉴定辅助管理,并最终实现无纸化鉴定。因此,深化档案开放鉴定业务辅助管理是建立新机制的必由之路,将极大地提升档案开放鉴定工作质量和效率,以适应开放鉴定精细化的需要。

        4.加强档案开放鉴定业务交流培训

        任何事业发展都需要一支专业人才队伍。档案馆的档案开放鉴定是一项基础业务,并且是政治性、政策性、专业性都很强的业务,决定了从事这项工作的人员必须具有敏锐的政治嗅觉、极强的政策观念、广博的社会知识、精深的专业技能等。然而,长期以来,无论从国家层面还是省市级层面,极少组织有档案开放鉴定内容的业务研讨交流活动,或专项交流活动,各馆档案开放鉴定业务在各自封闭的圈子里艰难开展,队伍的整体能力素质一直处于低水平徘徊的状态。因此,档案馆设置开放鉴定专业处(科)室,建立一支专职队伍,加强档案开放鉴定专业人才队伍建设,应当引起领导层的高度关注。而适时组织档案开放鉴定业务学习、交流、培训、研讨等活动,以此激发档案开放鉴定创新与改革活力,更是推动档案开放鉴定基础业务发展、建立新机制的根本保证。

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