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        档案整理的目的就是使档案资料有序化，怎么算是有序化呢？经过分类之后，分出来的一堆堆的材料怎么排序呢？这个就是今天要解决的排列问题。

排列

        在《归档文件整理规则》中，关于“排列”的说法是：

        归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

        同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

        会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

        先解释重点词，什么是“最低一级类目”？

        最低一级类目是指档案分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。

        如果，采用“年度——保管期限——机构”分类，“机构”是最低一级类目；

        假如是按照“年度——保管期限——问题”分类，“问题”是最低一级类目。

        再来解释一下，什么是“事由”？

        事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程，如一项工作、一次活动、一次会议。它不是指一类相同性质的事情，也不是指一方面的工作内容。

        这“最低一级类目”和“事由”感觉是上面那简单几句话里最难理解的两个概念了。

        排列，在现代汉语中是指按次序排队、安放或编排。

        在档案整理中，也讲究把分好类的档案资料按照一定的次序排列好。

        那今天所说的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

排列的原则与方法

        最低一级类目是采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据编制部门下发的编制文件中的内设组织机构次序或机关习惯次序进行排列。一般是综合性部门在前，业务性部门在后。

        最低一级类目中采用问题分类法分类的归档文件，可按照分类方案所编排的问题顺序排列。一般党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后。

        这个说的就是，分类方案里已经定下的最低一级类目的排列顺序了。

        在最低一级类目内的排列原则就是“时间结合事由”。

        具体可以这样理解：

        在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列；

        同一事由的归档文件应集中排列在一起；

        同一事由内归档文件按照文件形成时间或重要程度或时间结合重要程度排列；

        不同事由的归档文件应按照时间顺序排列；

        会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

排列的具体操作步骤

        假设一个单位采用的是“年度——保管期限——问题”分类方法，

        按照问题分类法可以把一个单位档案资料分成综合、农林水、宣教文卫、组织人事、工交计财、宣教卫生、精准扶贫等几类，而且分类方案是按照这个顺序编排的。

        那么，经过分类之后的单位档案最容易出现的场面就是永久综合一摞、永久农林水一摞、永久宣教文卫一摞、永久组织人事一沓、永久工交计财一沓、永久宣教卫生一摞、永久精准扶贫一沓。

        先确定这一摞摞资料总的排列顺序是：

        永久综合—永久农林水—永久宣教文卫—永久组织人事—永久工交计财—永久宣教卫生—永久精准扶贫。

        然后在永久综合里按照“时间结合事由”进行排列，

        其他类别内的以此类推。

        比如说，开一次会议，形成了会议记录，会后又形成了会议纪要，这两份文件就属于同一事由，应排列在一起，会议记录在前，会议纪要在后。

        如果说是开展一次活动，活动形成若干份文件，可以按照活动开展的过程或者文件的重要程度进行排列。

        自此，经过细致分类和系统排列的档案资料，可以反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。

        虽然在《归档文件整理规则》里对排列的说法，就寥寥数字，但是要解释起来，还是有点费劲，说白了，排列就是解决哪份文件放前，哪份文件放后的问题。一般情况下，对档案资料进行分类后，就想着大类按照分类方案上定的顺序排列，最低一级类目里按照“时间结合事由”的顺序排列。原则是虽然是这样定的，但是档案整理还是带有很强的主观性的，没有对错之分，只要排列过后的文件材料可以显示文件之间的历史联系、因果关系就好。