档案整理中的那些事之编页码、盖归档章

时间:  2019-08-14 11:34   浉河档案    啦啦之歌 点击:
编号中的档号在编目中会显示,那需要档案工作者具体做的就是编页码,给文件的每一页编上序号,盖归档章,把对文件的相关鉴定分类信息填上。

档案整理已经说完了划分保管期限、分类和排列,在《归档文件整理规则》中,接下来就编号、编目了,但是今天我要说的确是编页码、盖归档章,这是为什么呢?在实际操作中,分类排列之后,文件的排列顺序大致已经定了,这时候,需要处理文件本身了。编号中的档号在编目中会显示,那需要档案工作者具体做的就是编页码,给文件的每一页编上序号,盖归档章,把对文件的相关鉴定分类信息填上。听起来还蛮简单的,为什么还要再拿出来说说的?对刚接手档案工作的小伙伴来说,还是很有必要事无巨细地讲解的。

01 编页码需注意的事项

《归档文件整理规则》中关于编页码的说法:

编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

以“件”为单位编制页码,就需要先明白什么是一件:

(1)正文与附件视为一件。正文在前,附件在后;

(2)正文与处理单视为一件。处理单在前,正文在后;

(3)正本与定稿视为一件。正本在前,定稿在后;

(4)原件与复制件视为一件。原件在前,复制件在后;

(5)转发文与被转发文视为一件。转发文在前,被转发文在后;

(6)一些报表、名册、图册等,一册作为一件;

(7)来文与复文视为一件,复文在前,来文在后;

(8)请示经过若干层次形成的批复,各为一件,可作为同一事由排列在一起;

(9)一年度内定期编制的格式统一的表格,视为一件;

(10)不易拆开的会议材料,视为一件;不易拆开的会议记录,视为一件;不易拆开的介绍信存根,视为一件。

明白了这个“件”的概念,就可以发现,在档案整理中的一件跟我们平时说的一件是不一样的。

在日常工作中,发现有的童鞋只拿了正文,没有附件,就拿来归档了 ,万一附件上有重要内容,这个怎么办?

所以在日常的文件管理以及档案收集过程中,一定要注意保持文件的完整性。

为什么要编页?

按照我的理解是,填写归档章的时候需要填此份文件有多少页,在未来查找利用的时候,万一有拆页、掉页、缺页的情况,可以及时发现,方便管理人员清楚明了档案的完整情况,确保档案的安全。

你想想,平时我们在工作中也会说要保证归档文件的完整,什么叫完整呢?就是说一页也不能少。

页码怎么编?

一份文件的页码从1开始连续编写,在正面的右上角或背面的左上角,如果有封面,则封面为第1页,没有内容的空白页面不编页码,编写要认真、细心,不能出现漏号、重号。

用一句话概况:就是只有是有字的一页,都需要编页。

02 编号,是指什么?

在《归档文件整理规则》中,有说道:

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

其实,就说明了编号,是包含两个意思,一个是编制档号,一个是盖归档章。

先来了解一下,档号是什么?

档号

档号是在文件整理过程中赋予的,体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。

档号能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置。

要想把档号说清楚,至少得一大段内容,这个稍后再说。

今天的重点就是了解一下归档章,以及归档章该怎么填。

03 归档章以及归档章的填法

1、归档章

归档章是档案管理专用章之一。

归档章是印制于文件上表示鉴定、签署或归档的文具。

一般是将其蘸上颜料或是印油,加盖在文件上以留下印记,表示接收各种档案进馆并分类存档时所使用的专用章。

是证明文件编目收录的依据,它包含全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页码六项内容。

归档章的样子

盖在文件的样子

归档章需要在归档文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。

归档章内空白格固定内容填写如下:

填好的归档章样式如下:

① 汉字填写

② 字母填写

可以写汉字,也可以用字母,看个人喜爱。

不过,个人建议,如果本单位档案分类上没有具体讲解的,还是写汉字吧,更明了一下,要不还得猜,这些字母代表什么意思。

2、归档章的填法

虽然,归档章只是六个空白格,但是不明白一点档案逻辑,还是有点困惑的。

全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识。(不知道的宝宝,可以跟当地档案馆联系)

年度:是指文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2018”,主要是指文件落款的日期。(大家一定要注意现在说划分年度,是按照文件形成的自然年度。)

件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,就是归档文件经过分类排列之后的顺序号。

需要注意的是,不同保管期限的件号是不能混编的,也就是说永久、定期30年、定期10年不同的保管期限件号都是从0001开始。

机构(问题):指的是这份文件按照机构或问题分类方法分类后,此文件所属的机构或问题是什么。

保管期限:是指此份文件经过价值判断,是属于永久、定期30年还是定期10年,是什么就填什么。

页数:每一件归档文件的页面总数。

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