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与档案整理与外包相关的用语有很多，但是大部分都不是广为熟知的，本文列举了部分有关档案整理与外包方面的专业用语，以供参考与了解。

整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

外包：将企业档案的存放管理下放给专门营运该项运作的外间第三者，原因是为了节省成本、集中精神于核心业者、善用资源、获得独立及专业人士服务等。

来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

档案实体分类：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 

联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

汇集全宗：由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 

全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。

案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。