树立行业标杆 打造档案品牌——广州地铁推动城市轨道交通档案工作创新发展纪实

时间:  2019-07-24 10:32   中国档案报    刘辉 王彩虹 点击:
广州地铁档案业务历经27年的发展,已形成一套完善的管理模式和管理体系,伴随着企业的发展和成长,广州地铁档案业务、机构、人员日益发展,并取得了一系列成绩。

        广州地铁档案业务历经27年的发展,已形成一套完善的管理模式和管理体系,由档案室几经演变,到现在成立档案管理部;由原来的3个人发展到现在31个人的专业队伍;由原来的几十平方米到现在的1万平方米的库房。伴随着企业的发展和成长,广州地铁档案业务、机构、人员日益发展,并取得了一系列成绩。馆藏量近30万卷,已完成13条线(段)的项目档案验收,7次获得“广东省重大建设项目金册奖”;牵头编制城市轨道交通档案行业标准,获得国家档案局优秀科技成果三等奖;创新档案管理,获得企业档案优秀创新案例二等奖;先后为哈尔滨、南京、重庆、石家庄、福州、苏州等20多个城市提供档案咨询、培训服务;举办行业档案高研班等。广州地铁逐步形成了档案品牌效应,在行业内成功打造“广州地铁档案模式”,从而推动城市轨道交通档案工作不断发展。

标准引领新发展

        城市轨道交通工程建设项目具有投入大、工期长、涉及面广、专业性强的特点,涉及征地、拆迁、土建、通信、信号、供电、机电、车辆等多个环节,参建单位数以千计。在工程各重要环节中,都会产生大量纸质、电子、声像、实物等文件资料,用于立项、勘察、设计、咨询、施工、监理、验收、结算和审计工作。同时,随着全国新一轮大规模线网建设,城市轨道交通工程档案数量成几何式增长,这将使管理者面临点多、面广、战线长的压力。

        为规范城市轨道交通档案管理,广州地铁编制档案管理制度20多项,从不同载体、不同种类、不同阶段等方面规范档案管理,为城市轨道交通档案业务的开展提供了标准和依据。适逢信息技术高速发展的契机,广州地铁顺应时代发展,在规范城市轨道交通工程文件质量控制与档案信息分类编码的基础上,引入信息化手段进行地铁工程立项、规划、施工、验收等一体化管理。同时,广州地铁不断总结经验,创新城市轨道交通档案管理成果。2014年,广东省档案局、广州市档案局和广州地铁联合在国家档案局申请标准立项,会同全国10家建设单位、参建单位等共同编制《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》。2017年,作为档案行业标准由国家档案局正式批准发布。该标准规范了城市轨道交通工程文件质量控制要求,统一了档案信息分类编码,引领了城市轨道交通行业档案业务发展。在国家档案局组织的项目成果专家评审会上,专家组一致认为该标准起草工作基础扎实,具有较好的实用性和可操作性,对推动全国城市轨道交通工程档案规范化管理具有重要作用。2018年,该标准获得国家档案局优秀科技成果三等奖。

共享利用新篇章

        广州地铁在企业面临“大规模地铁建设”“超大线网运营”以及资产、人员规模大幅度增长的新形势下,2017年,按照“效率、提升、共享”的原则启动企业改革,在集团公司组织架构中设置4个共享中心,其中之一就是成立信息管理中心。信息管理中心一项重要职责就是实现集团档案和知识数据的共享利用,实现企业档案数据的集中统一服务,把原来分属多个部门的档案业务进行整合、重组,成立新的档案管理部,实现档案集中管理和共享服务,以“实用、好用、享用”为目标,引入知识管理的理念和做法,深度融合现代信息技术,集中优势资源,制定利用共享分类标准,建立知识管理平台,优化利用流程,开发移动端、云盘服务模式,打造档案信息资源“共享开放、知识服务”的全新利用体系,充分发挥档案价值,提供高效共享服务,支撑企业各项业务开展。

        除设立共享中心外,广州地铁以知识管理为档案利用平台,开放三号线、三号线北延段、五号线共计22万份档案文件的在线查阅,实现统一共享与在线查阅,迈出档案内容共享第一步;不断挖掘档案信息资源,持续提升档案服务企业各项业务的能力;优化授权方式、审批流程,提升档案借阅利用体验,实现“以利用促进收集”的档案工作良性循环,从而创造可观的经济效益。例如,2018年10月,广州中咨公司通过对相关图纸查阅复核和精心准备,成功中标,项目金额为935万元;2018年3月,某工程施工总承包合同诉讼案件,通过档案举证,挽回损失600余万元,有力维护了公司利益。

创新开拓新使命

        未来五年,广州地铁和珠三角城际铁路运营里程将增加到1500公里(全国有33个城市开通地铁),广州地铁将实现“地铁+”向“地铁+城际+”的跨越式发展,全力助推粤港澳大湾区发展战略,助力珠三角交通大融合,构建“一张网、一张票、一串城”的湾区轨道交通互联互通新模式。广州地铁档案管理按照为企业发展保驾护航的定位,坚持“档案创造价值、智慧引领未来”的理念,不断推动管理创新、业务创新、技术创新,在档案管理机制、“单套制”归档模式、档案利用方式上进行新的探索,不断提升档案工作管理水平,充分发挥档案价值。加强对珠三角城际铁路运营档案的集中管理与共享利用,探索档案“大集中”管理模式,更好服务大湾区城市轨道交通运营新发展。

        在电子文件归档模式上,广州地铁率先在行业内实施文书“单套制”归档试点。2018年初,广州地铁根据《国家电子文件管理“十三五”规划》的文件精神,按照“积极稳妥、扎实推进”的原则,经过前期调研,业务梳理,编制了《文书电子档案“单套制”试点归档实施方案》,选取集团各二级部门文书档案作为“单套制”试点归档,并获广州市档案局批复,开创了轨道交通行业电子文件“单套制”归档先河。“单套制”归档模式实施后,将大大提高工作效率,节省库房资源和管理成本。与此同时,广州地铁还开展地铁工程档案“单套制”管理研究,根据《文书电子档案“单套制”试点归档实施方案》的实施情况,在集团内申请科研项目立项,选择七号线二期竣工档案作为研究试点,协同地铁各参建单位联合开展科研攻关,并向国家档案局申报“建设项目档案电子文件与电子档案管理”试点单位,争取今年完成试点建设,并逐步在广州地铁在建线路中推广应用。

人才注入新活力

        业务的发展离不开人才的支撑,广州地铁不断完善人才培养机制,为城市轨道交通档案业务发展注入了新活力,不断推动城市轨道交通档案业务的整体水平提升。地铁参建单位众多且分布在全国各地,要加强档案业务管理,提升档案管理水平和质量,做好对参建单位档案人员的管理是关键。在人才管理方面,广州地铁档案部门按照每条线路配备200名档案人员进行预估,建设高峰期有1000余名档案人员在收集整理地铁项目档案;除培养公司内部的档案管理人员外,还通过多种培训、业务共建等方式培训兼职档案员,每年培训500余人次,并举办4期城市轨道交通行业档案认证班、高研班,不断提升档案团队业务水平;同时,联合城市轨道交通培训学院,培养城市轨道交通档案专业人才,打造高素质档案人才队伍。

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