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近年来，随着社会的发展，特别是各类单位组织机构的增多，使得业务工作中产生的档案数量呈几何级的速度增长。加上部分单位已有的档案管理水平无法适应迅速增长的档案管理需求，在这种情况下，寻求第三方机构进行档案业务外包服务正成为一种趋势。具体外包的档案业务大致可以分为以下几类： 档案保护的外包 这项业务包括企业档案文献以及特殊载体档案的编目、考订、修裱修复、保管与维护。档案在长时间的日常管理和使用中会有一定的破损，特别是特殊载体的档案，破损程度更为严重，需要经常对档案进行修裱、修复。在企业档案工作人员结构中，掌握这项技能的档案人员所占比例较少甚至不存在。即使存在会技术保护的档案人员，也因为器械设备不足而无法进行修裱或修复，因此企业需要将这些业务进行外包，获取更专业的保护。 档案的数字化大量公司、企业面临着将档案数字化的问题。这个过程对于许多企业来说需要大量人员及必需的设备，而这些人员和设备在数字化之后又面临闲置的问题。因此，许多企业将这项工作交由专业机构或单位完成，通过外包的形式解决数字化过程中所遇到的各种问题。例如企业要进行长期的档案业务扫描外包工作，从而达到将档案数字化，提高业务档案利用率，更好的保护原始的纸质档案，为档案利用提供安全便捷的服务等目的。为减轻各营业部的档案电子化处理压力，降低档案在分散情况下因调阅、存管情况下造成的损毁、遗失风险，特别将档案电子化业务外包。档案的日常使用业务档案的日常使用业务也可以进行外包，例如寄存、整理、查询、销毁业务，除此之外还包括对备份文件的保存等工作。特别是档案存储外包，近年来，随着企事业单位档案资料数量剧增以及种类多样化，传统的档案管理方式与技术手段导致档案管理问题日益明显，出现档案存储空间不足、调阅不便、管理人员不过来的情况。档案作为成本部门，本身不产生效益，同时它又是企业宝贵的财富，具有较强的原始性、真实性，应得到良好的保护。因此，企业为了保护好纸质档案就采取外包形式进行管理，既能降低企业运营成本又能提高档案利用效率和管理水平。还有到期销毁的档案业务，许多企业为了方便，更为了销毁档案的专业性，将此项业务交由其他专业机构或有专业设备的企业完成。档案馆后勤业务外包后勤业务包括：物业管理、运输业务和其它后勤服务等。包括企业档案馆内及周边环境卫生、借阅室清洁消毒、库房温湿度调节、杀菌消毒、档案馆安全保卫等。这些工作与档案相关，但与企业业务无关，为了避免其影响企业的工作，往往采用外包来完成这项工作，充分利用外部资源，利用外包企业的专业优势，将自身的薄弱环节交由外部完成，提高档案的整体业务水平。人员的培训和教育工作外包包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。档案事业在不断前进发展，档案业务因此也不断丰富，档案工作人员特别是企业内档案工作人员因为企业的发展也面临着对档案更高的工作要求，因此，需要对企业内档案工作人员不断培训，岗前培训是为了使员工更好的适应企业的工作环境，继续教育是为了使员工在企业发展中更出色的完成工作任务。档案管理的现代化建设外包科技的进步带动的不只是技术的进步，同样也带动管理上的发展。这促使企业不断进行着现代化建设，档案的管理也不例外，在这个过程中，企业会将这项工作外包，交给更懂得这项任务的企业或单位帮助企业对档案的管理进行现代化建设，更好的辅助企业的发展。 |
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